Versie goedgekeurd door verenigingsbestuur op 2 oktober 2023
Huishoudelijk Reglement
Huishoudelijk Reglement Bergs Collectief
Inhoudsopgave
Algemeen Begripsbepalingen
Paragraaf 1: Algemene Vergaderingen
Paragraaf 2: Bestuursfuncties, vertegenwoordiging, Contributie en Bijzondere Afdrachten
Paragraaf 3: Provinciale Afdelingsbesturen en de Adviesraad
Paragraaf 4: Programmacommissie
Paragraaf 5: Commissie van Beroep
Paragraaf 6: Reglement Kandidaatstelling
Paragraaf 7: Slotbepalingen
Algemeen Begripsbepalingen
In dit Huishoudelijk Reglement en in de krachtens dit Huishoudelijk Reglement vast te stellen reglementen wordt verstaan onder:
a. Algemene ledenvergadering:
De algemene vergadering van Bergs Collectief zoals geregeld in de artikelen 12 tot en met 16 van de statuten;
b. Jaarlijkse ledenvergadering:
Deze algemene vergadering dient ten minste elk jaar in gevolge artikel 15 van de statuten te worden gehouden binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlening van de termijn door de algemene vergadering;
c. Hoofdbestuur:
De door de algemene vergadering benoemde bestuursleden;
d. Afdelingsbestuur:
De door de ledenvergadering van een afdeling benoemde bestuursleden;
e. Ledenvergadering van een afdeling:
De vergadering van de leden, die tot die afdeling behoren;
f. Commissie van beroep:
Een beroepsinstantie samengesteld uit door de algemene vergadering benoemde leden;
g. Programmacommissie:
Een door de algemene vergadering benoemde commissie die zorg draagt voor opstelling van verkiezingsprogramma;
h. Adviesraad:
Een vertegenwoordiging van de 12 provinciale afdelingsbesturen waarbij ieder afdelingsbestuur een vaste vertegenwoordiger aanstelt;
i. Kaderbijeenkomst:
Bijeenkomsten die minimaal 2 keer per jaar plaatsvinden tussen hoofdbestuur en Adviesraad;
j. Gewone meerderheid:
Meer dan de helft van het aantal uitgebrachte stemmen, waarbij blanco en ongeldig uitgebrachte stemmen geacht worden niet te zijn uitgebracht;
k. Groslijst:
De alfabetische lijst van alle voorlopige kandidaten;
l. Voorlopige advieskandidatenlijst:
De lijst van door het bestuur in volgorde van voorkeur geplaatste kandidaten;
m. Onafhankelijke selectiecommissie:
De onafhankelijke selectiecommissie voert gesprekken met de kandidaten voor Gemeenteraad en stelt aan de hand daarvan een advies kandidatenlijst op die aan de leden tijdens de algemene vergadering wordt voorgelegd;
Paragraaf 1: Algemene Vergaderingen
Artikel 1.1:
De algemene ledenvergadering is het hoogste orgaan van Bergs Collectief
Artikel 1.2
De algemene ledenvergadering is openbaar. Het stem- en spreekrecht zijn voorbehouden aan de leden. Ieder lid heeft één stem.
Artikel 1.3
Aan de algemene ledenvergadering komt alle bevoegdheden toe, die niet door de wet, de statuten en reglementen van Bergs Collectief aan andere organen zijn opgedragen.
Artikel 1.4
Een algemene ledenvergadering kan slechts rechtsgeldige besluiten nemen over onderwerpen, die op de agenda voor de betreffende vergadering zijn vermeld. De agenda wordt uiterlijk 14 dagen voorafgaand aan de algemene vergadering toegezonden aan de leden.
Artikel 1.5
Jaarlijkse ledenvergadering wordt gehouden bij voorkeur in de maand maart of april.
Artikel 1.6
Tijdens de jaarlijkse ledenvergadering brengt het hoofdbestuur verslag uit over het gevoerde beleid, doet zij rekening en verantwoording over de jaarbalans en de staat van baten en lasten en vinden periodieke aftreding en benoeming van bestuursleden plaats. De goedkeuring van de rekening en verantwoording door de jaarlijkse ledenvergadering ontheft het bestuur van zijn aansprakelijkheid voor het in het afgelopen jaar gevoerde beleid.
Artikel 1.7
Stemmen over zaken geschiedt door handopsteking, stemming over personen geschiedt
schriftelijk.
Artikel 1.8
De 7 leden van het hoofdbestuur worden gekozen door de jaarlijkse ledenvergadering voor een periode van twee jaar. Na afloop van de benoemingsperiode is een bestuurslid onmiddellijk herbenoembaar voor opnieuw twee jaar met in totaal een maximum van zes jaar. De voorzitter wordt in functie gekozen, de taken van de overige leden van het bestuur worden elk jaar door het bestuur vastgesteld en kenbaar gemaakt aan de leden. De overige 6 leden worden gekozen uit de kandidaten die de meeste stemmen behalen met in achtneming van de artikelen 1.9 en 1.10. Herstemming vindt plaats tussen de twee kandidaten met de meeste stemmen, indien na de eerste stemmingsronde onvervulde vacatures bestaan.
Artikel 1.9
De jaarlijkse ledenvergadering kiest tenminste één vertegenwoordiger in het hoofdbestuur uit Lepelstraat, Halsteren of Bergen op Zoom. Degene met de meeste stemmen uit de 3 deelgemeenten is direct gekozene.
Artikel 1.10
Vertegenwoordiging uit hoofde van het voorafgaande artikel gaat boven het aantal behaalde stemmen.
Artikel 1.11
Bij tussentijdse aftreding vindt vervanging plaats door de ongekozen kandidaat met de meest behaalde stemmen met in achtneming van artikel 1.9. Bij gebreke van een zodanige vertegenwoordiging vindt vervanging plaats door de kandidaat met het hoogste aantal stemmen ongeacht de regio.
Artikel 1.12
Vertegenwoordigers van de Gemeenteraad wonen de vergaderingen bij van het hoofdbestuur als adviseur en hebben geen stemrecht.
Paragraaf 2: Bestuursfuncties, vertegenwoordiging, contributie en Bijzondere Afdracht.
Artikel 2.1
De volgende functies kunnen niet door één en dezelfde persoon worden vervuld:
Voorzitter en Secretaris of Penningmeester
Artikel 2.2
Van kandidaten voor vertegenwoordigende functies wordt verwacht dat zij vrijwillig verklaren bereid te zijn een van toepassing zijnde extra afdracht regeling toe te passen.
Het hoofdbestuur is bevoegd aan de algemene ledenvergadering een regeling inzake de afdracht van leden van vertegenwoordigende lichamen en benoemde bestuurders aan de partij ter vaststelling aan te bieden, zijnde:
Wethouder: extra afdracht per jaar: € 1250,00 per jaar
Gemeenteraadslid: extra afdracht per jaar: € 250,00 per jaar
Burger lid: extra afdracht per jaar: € 50,00 per jaar
Fractie ondersteuner: extra afdracht per jaar: € 00,00 per jaar
Gewoon Lid, contributie: € 15,00 per jaar
Doneren mag na keuze van € 5,00 - € 1.000,00 per jaar
Artikel 2.3
De contributie voor leden, wordt voorlopig vastgesteld door het Hoofdbestuur en dient ieder jaar te worden bekrachtigd in de Algemene ledenvergadering, met een meerderheid van stemmen van 50% van de bestuursleden. Vastgestelde contributie 2024 is € 15,00 per jaar:
Paragraaf 3: De Commissies
Artikel 3.1
Bergs Collectief kent 4 commissies. Tijdens de jaarlijkse ledenvergaderingen doen de commissiemanagers verslag van de activiteiten van de Commissies.
Artikel 3.2
Het leden van een Commissie worden gekozen uit voordracht en vastgesteld door de Algemene ledenvergadering. Het aantal leden van een Commissie wordt door de ledenvergadering bepaald maar
bedraagt minimaal drie met een maximum van zeven personen, waar van de manager in functie wordt gekozen met een absolute meerderheid van stemmen. Bij het ontbreken van een absolute meerderheid volgt een herstemming tussen de kandidaten in volgorde van de meest behaalde stemmen tijdens de eerste stemming.
Artikel 3.3
Iedere commissie wijst uit haar midden een vaste vertegenwoordiger aan, die allen tezamen de Adviesraad vormen. De Adviesraad komt minimaal vier keer per jaar bijeen met het hoofdbestuur, de zogeheten Kaderbijeenkomsten. De adviesraad geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het hoofdbestuur.
De Commissies wijzen voor hun vertegenwoordiger een vaste vervanger aan teneinde de adviesraad zo min mogelijk van samenstelling te laten veranderen.
Artikel 3.4
De Commissies zorgen onder andere ook voor het werven van kandidaten voor de Gemeenteraad en overige leden.
Artikel 3.5
De Commissies ontvangen jaarlijks van het hoofdbestuur een geldelijke bijdrage.
Commissies kunnen hun eigen inkomsten verwerven maar dienen jaarlijks begroting en afrekening ter goedkeuring voor te leggen aan het hoofdbestuur dat de uitgaven moet controleren en verantwoorden aan de landelijke subsidiegever.
Artikel 3.6
De Commissies stellen jaarlijks een activiteitenplan, een verslag en een begroting op en leggen dit ter goedkeuring voor aan de ledenvergadering.
Artikel 3.7
Commissies mogen aanvullende reglementen opstellen met dien verstande dat deze geen regelgeving mag bevatten in strijd met de wet, de Statuten en dit Huishoudelijk Reglement.
Artikel 3.8
Leden van het hoofdbestuur hebben toegang tot de vergaderingen van Commissies.
Zij mogen in die vergaderingen het woord voeren. Wanneer zij niet tevens behoren tot de commissie hebben zij geen stemrecht.
Paragraaf 4: Programmacommissie
Artikel 4.1
De jaarlijkse ledenvergadering kiest de voorzitter van de programmacommissie. Deze commissie stelt het verkiezingsprogramma op
Artikel 4.2
De programmacommissie bestaat uit vier leden inclusief de voorzitter. In overleg met de voorzitter van de programmacommissie benoemt het hoofdbestuur de overige drie leden.
Artikel 4.3
De programmacommissie kan deskundigen raadplegen.
Artikel 4.4
Het hoofdbestuur draagt zorg voor tijdige toezending van het conceptverkiezingsprogramma aan de leden die gedurende een maand amendementen kunnen indienen. Het hoofdbestuur stelt na overleg met de programmacommissie het definitieve verkiezingsprogramma vast. In geval van tussentijdse verkiezingen kan van dit schema worden afgeweken.
Paragraaf 5: Commissie van Beroep
Artikel 5.1
Tegen beslissingen van het hoofdbestuur over niet-toelating, schorsing of ontzegging van het lidmaatschap kunnen leden beroep aantekenen bij de Vertrouwenscommissie conform artikel 4 lid 2 van de Statuten.
Artikel 5.2
De Vertrouwenscommissie bestaat uit vijf leden. Deze leden mogen niet tegelijkertijd een functie in het hoofdbestuur vervullen.
De leden van de Vertrouwenscommissie worden gekozen door de Algemene Ledenvergadering voor een periode van twee jaar met recht op maximaal tweemaal herverkiezing.
Zij worden bijgestaan door een adviseur uit de Commissie van Verdiensten die de procedure bewaakt en aanspreekpunt is voor degene, die in beroep gaat en degenen die het beroep
behandelen.
Na ontvangst van een schriftelijke klacht stelt de Vertrouwenscommissie binnen drie weken een datum vast voor het houden van een hoorzitting waarvoor het (aspirant) lid en één of meerdere bestuursleden worden opgeroepen. Desgewenst kunnen partijen zich laten bijstaan door een juridische adviseur. Binnen twee weken na de hoorzitting doet de Vertrouwenscommissie een met redenen omklede schriftelijke bindende uitspraak.
Paragraaf 6: Reglement Kandidaatstelling
Artikel 6.1
a. Het hoofdbestuur stelt zowel een tijdschema vast voor de procedure tot verkiezing van een lijsttrekker als voor plaatsing van de overige kandidaten op de lijst van een Kieskring zoals bedoeld in de Kieswet.
b. De lijsttrekker is één en dezelfde persoon in alle kieskringen en wordt gekozen door de algemene vergadering.
c. In alle kieskringen wordt dezelfde kandidatenlijst ingediend.
Artikel 6.2
Kandidaten voor Bergs Collectief mogen, tenzij het hoofdbestuur dispensatie geeft, geen actief lid zijn van een andere partij politieke partij, die geregistreerd staat bij Centraal Stembureau c.q. bij een provinciaal Centraal Stembureau, teneinde deel te nemen aan verkiezingen voor de Gemeenteraad, Waterschappen of Provinciale Staten.
Artikel 6.3
a. Na de sluitingstermijn van de kandidaatstelling stelt het desbetreffende bestuur een groslijst van kandidaten op voor de verkiezing van de Gemeenteraad. Voor het Waterschap en Provinciale Staten verkiezing wordt een uitsplitsing gemaakt naar kiesdistricten.
b. Uiterlijk één week na sluiting van de kandidaatstelling wordt de groslijst met de
kandidaatstellingsformulieren toegestuurd naar de onafhankelijke selectiecommissie.
c. Een door het hoofdbestuur aangewezen onafhankelijk selectiecommissie voert gesprekken met de kandidaten voor de Gemeenteraad en stelt een advies kandidatenlijst op. Deze advieslijst wordt tijdens de algemene vergadering voorgelegd aan de leden die de definitieve kandidatenlijst vaststellen.
d. Het hoofdbestuur doet voorafgaand aan voorgaand lid c een voorstel betreffende de kandidaatlijsttrekker voor de Gemeenteraad. Dit voorstel kan meerdere kandidaat-lijsttrekkers bevatten.
De leden hebben het recht tegenkandidaten te stellen. De uiteindelijke lijsttrekker wordt gekozen door de algemene vergadering.
Paragraaf 7: Slotbepalingen
Artikel 7.1
In alle gevallen waarin door dit Huishoudelijk Reglement niet is voorzien beslist de algemene vergadering.
Artikel 7.2
Het hoofdbestuur kan met opgaaf van redenen besluiten ontheffing te verlenen van artikelen van dit reglement. De algemene vergadering kan een dergelijk besluit afkeuren.
Dit Huishoudelijk Reglement is oorspronkelijk vastgesteld door de Algemene Bestuursvergadering te Bergen op Zoom op 2 oktober 2023.
Wijzigingen van het Reglement zijn laatstelijk aangenomen op de Algemene Ledenvergadering op 2 oktober 2024 te Bergen op Zoom.
